Si tu empresa está legalmente constituida, entonces no olvides que cada nuevo año son necesarios algunos trámites contables y fiscales para seguir trabajando sin miedo a ser sorprendido por una inspección. Y no importa si eres una mediana, pequeña o micro empresa, cada una tiene sus requisitos y se deben cumplir.
Cuando decidiste abrir las puertas de tu empresa en Brasil, el primer paso fue formalizarla y decidir si su tamaño e ingresos te permitirían ser empresario individual (MEI), empresario individual de responsabilidad limitada (EIRELI) o abrir una Sociedad Limitada (en caso de tener socios).
Entre los muchos registros que tuviste que hacer, los más importantes fueron sin duda:
- Registro ante el Servicio de Ingresos Federales, para la obtención del CNPJ;
- Registro en la Junta de Comercio de tu ciudad;
- Registro en la Renta del Estado, para obtener el registro estatal;
- Registro ante el municipio, para obtener el permiso de ubicación y licencia sanitaria;
- Registro en el Departamento de Finanzas del Estado;
- Colocación en la Entidad Sindical en la que se encuadra la empresa;
- Registro en la Caixa Econômica Federal y en el sistema de Conectividad Social (si tienes empleados registrados en tu empresa);
- Autorización del Cuerpo de Bomberos – CBM;
- Registro Municipal de Vigilancia Sanitaria.
Si tu empresa está bien organizada y ya cuenta con una estructura contable o un estudio contable contratado, ellos serán los encargados de controlar los trámites fiscales y la renovación de licencias y autorizaciones, observando la legislación relativa a cada tipo de establecimiento.
Cabe mencionar que el taller mecánico puede optar por el Simple y a nivel federal simplemente puede reservar el Libro Caja. A nivel municipal, el Libro de Registro de Servicios y a nivel estatal, el Libro de Registro de Entrada y Salida de Mercancías y Cálculo de ICMS si vende repuestos, accesorios y otros productos.
Ahora bien, si eres una MEI – Micro Empresa Individual – y aún no posees el apoyo de una asesoría contable, es bueno recordar que anualmente es necesario hacer un checklist de tus tareas legales, ya que existe una fecha límite para cumplir algunos de estos y otros tienen un plazo de validez.
Al adquirir mercaderías y contratar servicios, el MEI debe exigir factura para comprobar el origen y está exento de emitir factura a personas físicas, excepto en los casos en que el cliente solicite el documento, pero la factura será exigida en los negocios que se realicen con personas jurídicas, según LC 123/2006.
Y acuérdate que todas las facturas de tu negocio, tanto de compras como de ventas, deben conservarse durante al menos 5 años.
El MEI podrá contratar a un solo empleado y este empleado deberá recibir una remuneración limitada a un salario mínimo o al salario mínimo de la categoría profesional, el que sea mayor, además de las siguientes obligaciones: 13°, vacaciones, 1/3 de vacaciones, FGTS, INSS ( 8% del trabajador y 3% del empleador), aporte sindical del trabajador, bono de transporte, asignación familiar, Cage, Rais (excepto Negativa), PIS, debiendo además observar el convenio colectivo del sindicato de la categoría.
El MEI (Microemprendedor Individual) aún debe cumplir con las normas de la Receta Federal y de la Seguridad Social, además de pagar el DAS (Sigla en portugués) – Documento de Recaudación del Simple Nacional, que es una guía de pago que engloba todos los impuestos municipales, estatales y federales, que también deben pagar los microempresarios individuales (MEI), las microempresas (ME) y las pequeñas empresas (EPP).
Anualmente, el MEI también debe completar la Declaración Anual Simplificada de MEI – DAS SIMEI, donde debe declarar el valor de la facturación en bruto (valor total de las ventas de bienes y servicios) del año anterior.
Por una cuestión de control financiero, organización, salud fiscal y facilidad de elaboración del DASN-SIMEI, se recomienda que el taller MEI realice informes mensuales de sus ingresos.
Estos informes necesitan registrar todas las entradas y salidas del negocio. Desde las piezas que necesitaste comprar para reponer existencias hasta las que se vendieron o repararon. Además, adjunta las facturas (entrantes y salientes) a este informe.
Otras medidas
El Permiso de Funcionamiento no es un documento vitalicio. Es decir, es necesario renovar periódicamente el Permiso de Funcionamiento, obedeciendo las normas y leyes establecidas según el municipio de Brasil en el que se encuentre la empresa.
En algunas ciudades de Brasil, esta renovación se hace anualmente, mientras que en otras, el plazo puede llegar hasta los 4 años. Por lo tanto, es importante que el empresario conozca las leyes de la ciudad en la que se encuentra su empresa.
La Licencia Ambiental es un documento que establece normas, condiciones y medidas de control ambiental que debe seguir la empresa. Tiene por objeto proteger y reparar los eventuales daños causados al medioambiente, de acuerdo con la Ley Federal 6.938/81 y la Resolución nº 237.
Las licencias se refieren principalmente a emisiones atmosféricas, como ruido y humo, al uso de pistola a presión para pintar y descarte de residuos sólidos y líquidos, como aceites, grasas, entre otros. Forma parte de los requisitos de licencia ambiental, por ejemplo, la instalación de un sistema separador de aceite y una cabina de pintura para cumplir con las normas técnicas vigentes.
El documento es emitido por las agencias ambientales municipales y estatales y el IBAMA. Algunos de los puntos evaluados durante la inspección son el potencial de generación de residuos sólidos y gases contaminantes, también se tiene en cuenta la contaminación acústica y el riesgo potencial de explosión o incendio.
La Inspección del Cuerpo de Bomberos (AVCB) es uno de los requisitos para que tu empresa funcione de manera legal y segura. Este documento, como su nombre indica, es emitido por el Cuerpo de Bomberos, que es el encargado de verificar las normas de seguridad del lugar y certificar que el establecimiento ha sido inspeccionado, cumpliendo con todos los estándares de seguridad exigidos por la ley.
El Auto de Inspección de Bomberos tiene un período de vigencia que varía según cada Estado. En São Paulo, por ejemplo, este período puede variar entre 1 y 3 años. Es obligatorio que el AVCB se renueve después de su vencimiento. Por lo tanto, es importante prestar atención a los plazos estipulados por el Departamento de Bomberos de tu región.
Como puedes ver, no es una tarea fácil y tu negocio principal es arreglar autos, así que mejor enfócate en eso y deja la parte legal para quien entiende del tema, el contador. Después de todo, cada uno se ocupa de lo que conoce.
