Se a sua empresa está legalmente constituída, então não esqueça que a cada novo ano são necessários alguns procedimentos contábeis e fiscais para continuar trabalhando sem medo de ser surpreendido pela fiscalização. E não importa se você é uma empresa média, pequena ou uma micro empresa, cada um tem suas exigências e devem ser atendidas.
Quando você decidiu abrir as portas do seu empreendimento, o primeiro passo foi formalizar sua empresa e decidir se seu tamanho e faturamento permitiriam ser um empresário individual (MEI), empresário individual de responsabilidade limitada (EIRELI) ou abrir uma Sociedade Limitada (caso tenha sócios).
Entre os diversos registros que você teve que fazer, os mais importantes com certeza foram:
- Registro na Secretaria de Receita Federal, para obtenção do CNPJ.
- Registro na Junta Comercial da sua cidade.
- Cadastro na Receita Estadual, para obtenção da inscrição estadual;
- Cadastro na Prefeitura Municipal, para obtenção do alvará de localização e de licença sanitária;
- Registro na Secretaria Estadual da Fazenda;
- Enquadramento na Entidade Sindical Patronal em que a empresa se encaixa
- Cadastro na Caixa Econômica Federal e no sistema Conectividade Social (se tiver funcionários registrados em sua empresa);
- Autorização do Corpo de Bombeiros – CBM;
- Cadastro Municipal de Vigilância Sanitária.
Se a sua empresa está bem organizada e já possui uma estrutura contábil ou escritório de contabilidade contratado, eles serão os responsáveis por acompanhar os procedimentos fiscais e renovação de licenças e autorizações, observando a legislação referente a cada tipo de estabelecimento.
Vale dizer que a oficina mecânica pode optar pelo Simples e no âmbito federal pode simplesmente escriturar o Livro Caixa. No municipal, o Livro Registro de Serviços, e no estadual o Livro Registro de Entradas e de Saídas de Mercadorias e de Apuração do ICMS se comercializar peças, acessórios e outros produtos.
Agora se você é uma MEI – Micro Empresa Individual – e ainda não possui o suporte de uma assessoria contábil, é bom lembrar que anualmente é necessário fazer um check-list de suas tarefas legais, pois existe prazo para cumprir algumas destas e outras têm prazo de validade.
Ao adquirir mercadorias e contratar serviços, o MEI deverá exigir nota fiscal para comprovar a procedência, sendo que está dispensado de emitir nota fiscal para pessoas físicas, salvo nos casos que o cliente solicita o documento, mas o documento fiscal é exigido nos negócios que praticar com as pessoas jurídicas, conforme a LC 123/2006.
E não se esqueça que todas as notas fiscais do seu negócio, tanto de compras quanto de vendas, precisam ser guardadas por no mínimo 5 anos.
O MEI poderá contratar um único empregado e este deverá receber remuneração limitada a um salário mínimo ou ao piso salarial da categoria profissional, o que for mais alto, além das seguintes obrigações: 13º, férias, 1/3 férias, FGTS, INSS (8% do empregado e 3% do empregador), contribuição sindical do empregado, vale-transporte, salário-família, Caged, Rais (exceto Negativa), PIS, devendo observar ainda a convenção coletiva do sindicato da categoria.
O MEI (Microempreendedor Individual) precisa ainda se enquadrar nas regras da Receita Federal e da Previdência Social, além de pagar mensalmente o DAS – Documento de Arrecadação do Simples Nacional, que é uma guia de pagamento que engloba todos os impostos municipais, estaduais e federais, que devem ser pagos também por microempreendedores individuais (MEI), microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP).
Anualmente, o MEI também deve efetuar o preenchimento da Declaração Anual Simplificada do MEI – DAS SIMEI, onde deve declarar o valor do faturamento bruto (valor total das vendas de mercadorias e serviços) do ano anterior.
Por uma questão de controle financeiro, organização, saúde fiscal e facilidade na elaboração da DASN-SIMEI, é recomendado que a oficina MEI faça relatórios mensais de suas receitas.
Esses relatórios precisam registrar todas as entradas e saídas do negócio. Desde as peças que você precisou comprar para repor o estoque até aquelas que foram vendidas ou serviços feitos. Além disso, deixe as notas fiscais (de entradas e saídas) anexadas neste relatório.
Outras providências
O Alvará de Funcionamento não é um documento vitalício. Ou seja, é necessário fazer, periodicamente, a renovação do Alvará de Funcionamento, obedecendo as regras e leis estabelecidas de acordo com o município em que a empresa está aberta.
Em algumas cidades, essa renovação é feita anualmente, enquanto em outras o prazo pode chegar a até 4 anos. Por isso, é importante que o empreendedor fique atento às leis da cidade em que sua empresa se localiza.
A Licença Ambiental é um documento que estabelece normas, condições e medidas de controle ambiental que deverão ser seguidas pela empresa. Seu intuito é proteger e reparar os possíveis danos causados ao meio ambiente, conforme a Lei Federal 6.938/81 e Resolução n° 237.
As licenças referem-se principalmente às emissões atmosféricas, como ruídos e fumaça, ao uso de pistola de pressão para pinturas e o descarte de resíduos sólidos e líquidos, como óleo, graxa, entre outros. Faz parte das exigências do licenciamento ambiental, por exemplo, a instalação de sistema separador de óleo e cabine de pintura para atender as normas técnicas vigentes.
O documento é emitido por órgãos municipais e estaduais do meio ambiente e IBAMA. Alguns dos pontos avaliados durante a vistoria são o potencial de geração de resíduos sólidos e gases poluentes, também é levado em consideração a poluição sonora e o risco potencial de explosão ou incêndio.
O Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) é uma das exigências para que a sua empresa funcione dentro da legalidade e com segurança. Este documento, como o próprio nome já sugere, é emitido pelo Corpo de Bombeiros, que é responsável por verificar as normas de segurança do local e certificar que o estabelecimento foi vistoriado, atendendo a todas as normas de segurança exigidas na legislação.
O Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros possui um prazo de validade que varia de acordo com cada Estado. Em São Paulo, por exemplo, esse prazo pode variar entre 1 e 3 anos. É obrigatório que o AVCB seja renovado após o seu vencimento. Por isso, é importante ficar atento aos prazos estipulados pelo Corpo de Bombeiros da sua região.
Como você pode perceber, não é uma tarefa fácil e o seu negócio principal é consertar os carros, assim é melhor concentrar-se nisso e deixar a parte legal para quem entende do assunto, o contador. Afinal, cada um no seu quadrado.
